LEAN OFFICE

Riprogettare i processi operativi in ufficio ha eliminato la dipendenza dai continui interventi del management, proprio come si farebbe in una linea di produzione ben organizzata. Prima, ogni pratica amministrativa sembrava un ingranaggio che si inceppava troppo facilmente. Oggi, invece, il flusso di lavoro scorre liscio e prevedibile.

Abbiamo applicato un approccio simile a quello usato in fabbrica, ridisegnando i flussi delle attività amministrative per renderli autonomi e autosufficienti. Ad esempio, le attività ripetitive sono state standardizzate e dotate di meccanismi che prevengono i problemi prima ancora che si presentino. Invece, le attività meno ripetitive o eccezionali vengono eseguite “fuori linea” in una logica 20/80.

Non si trattava solo di migliorare, ma di creare un sistema capace di “auto-correggersi”.
I benefici sono stati evidenti: le operazioni quotidiane in ufficio funzionano come una macchina ben oliata. Il management, nel frattempo, può concentrarsi su strategie a lungo termine, o altre aree di miglioramento, dedicando molto meno tempo ad operatività e controllo.

Il risultato è un ufficio che lavora con la stessa precisione di una fabbrica eccellente, trasformando i processi amministrativi in un vantaggio competitivo. Una rivoluzione silenziosa e potente.